80/20 reglen: Bliv mere effektiv og træf bedre beslutninger

Opsummering
80/20 reglen er andet ord for pareto-princippet. Princippet beskriver at det meste af et resultat ofte kommer fra få kilder.

80/20-princippet er blandt andet beskrevet i bogen 4 Hour Workweek af Tim Ferriss.

80/20 reglen: Hvad er det?

Det er ofte få handlinger der skaber de fleste af vores resultater. Reglen blev opdaget af Vilfredo Pareto. Han var økonom og fandt ud af at 80% af Italiens land var ejet af 20% af befolkningen.

Det er et tilfælde at de to tal giver 100 i alt – i nogle tilfælde er det 5% af indsatsen der giver 90% af resultatet eller lignende.

Han begyndte at se den sammenhæng overalt (måske et eksempel på confirmation bias?). Han gik for eksempel ud i sin have og opdagede at 20% af hans ærtebælge indeholdt 80% af ærterne.

Fordelingen går igen på tværs af mange forskellige situationer. I virksomheder er det ofte 20% af kunderne der skaber 80% af omsætningen. Omvendt er det også 20% af kunderne der laver 80% af klagerne.

Ofte bliver 80/20 reglen brugt om den generelle tendens: En lille del af input står ofte for en stor del af det samlede output. Pareto reglen bliver brugt af eksperter inden for effektivitet og produktivitet til at effektivisere deres forbrug af tid.

En anden måde at se 80/20 reglen

Hvis 20% af inputtet skaber 80% af resultatet, så betyder det også, at det går den anden vej. 80% af det vi gør skaber altså kun 20% af det samlede resultat. Det betyder at vi kan bruge markant mindre tid på at skrabe de sidste 20% sammen og bruge 80% af energien et andet sted.

Eksempler på 80/20 reglen

Der er mange eksempler på 80/20 reglen i praksis.

✅ Sprog

Hvis du vil lære engelsk, for eksempel, udgør 1000 ord op mod 80% af det talte sprog. Ved at kende under 1% af de engelske ord (engelsk har ca 170.000 ord) kan du altså forstå langt størstedelen af det talte sprog.

Derfor er der stor forskel på hvordan du går til opgaven at lære et sprog. Hvis du kan, så fokuser på de få procent af ordene, som bliver brugt allermest

✅ Forretning og kvalitet

I 1940 tog en forsker 80/20 reglen og overførte det til kvalitet i fabriksproduktion. Her opdagede han at 80% af klagerne over produkterne blev skabt af 20% af produkt-fejlene.

Ved at fokusere på at løse de problemer der skaber fleste klager kan virksomheder spare tid og penge.

✅ Salg

I virksomheder gælder det på samme måde at cirka 80% af en virksomheds omsætning typisk vil komme fra 20% af kunderne. På samme måde vil 80% af salget blive genereret af 20% af sælgere.

Sådan bruger du 80/20 reglen

Der er grundlæggende to forskellige måder man kan bruge 80/20 reglen på. Den første er at bruge den til at fokusere på den indsats der giver de største resultater. Den anden er at fjerne den indsats, hvor resultaterne er små.

diminishing returns

Det engelske begreb “diminishing returns” bliver ofte brugt i sammenhæng med 80/20 reglen. Det kan løst oversættes til aftagende afkast.

Aftagende afkast betyder at det resultat man får for en given indsats bliver mindre og mindre jo længere man bliver ved.

Princippet om aftagende afkast kan bruges sammen med 80/20 reglen. Hvis vi har en opgave vi gerne vil have udført kan vi bruge 20% af vores tid og energi på at få opgaven løst. Når afkastet aftager for meget kan vi stoppe.

Så har vi sparet op imod 80% af vores energi og stadig opnået det meste af resultatet.

Lav en 80/20 audit

Du kan også bruge 80/20 reglen i dit liv generelt. Hvis du går igennem din kalender og hvad du bruger tid på, vil du hurtigt kunne finde ud af hvilke 20% af din tid der giver dig mest glæde og energi. Hvad nu hvis du brugte 40% af din tid på det i stedet?

Hvad med de 20% af din tid der skaber mest stress og problemer? Kan du gøre noget for at mindske den?

Hvis vi målrettet går igennem vores kalender og analyserer vores tidsforbrug, kan det skabe store resultater for os.

Her er trinnene du kan gennemgå for at lave en 80/20 audit:

  1. LAV EN OVERSIGT: Hvis du ikke har en kalender i forvejen, så start med at skrive ned på time-basis hvad du bruger din tid på.
  2. KATEGORISER Herefter kan du kategorisere de ting du bruger din tid på.
  3. HVILKE RESULTATER? Tænk over hvilke resultater du forsøger at få ud af hver kategori. Hvis kategorien er arbejde, kan det være salg eller en bedre karriere. Hvis kategorien er venner, kan det være glæde, energi eller lignende.
  4. HVAD GIVER MEST? Inden for hver kategori vælger du nu én til to ting du har brugt din tid på, som gør den største forskel i forhold til kategoriens resultater.
  5. HVORDAN KAN JEG GØRE DET MERE? Til sidst prøver du at finde ud af hvordan du kan få mere tid der minder om den, der var øverst på din kategori-liste.

Denne artikel er en del af en serie om personlig effektivitet og planlægning

Se den store guide og få flere værktøjer til personlig effektivitet og planlægning her.