Personlig effektivitet og planlægning (få mest muligt ud af din tid)

Den store guide til personlig effektivitet

Kært barn har mange navne, også når det kommer til personlig effektivitet, personlig planlægning, time-management, produktivitets teknikker og andre titler. I bund og grund handler det om hvordan du får mest muligt ud af din tid.

Vores ønske med denne artikel er at gøre det simpelt og overskueligt. Derfor har vi kogt det ned til to ting du skal fokusere på:

  1. Gør det vigtigste (bliv mere effektiv): Dette afsnit handler om at øge din personlige effektivitet, om hvad dit mål er, om prioritering, om at sige nej, om at fjerne ting og om ikke bare at have travlt. Det handler om at gøre det rigtige, og at gøre det godt.
  2. Gør det (bliv mere produktiv): Dette andet afsnit handler om at gøre det, og om at gøre mere. At komme igang, at holde fokus, at undgå forstyrrelser, at overvinde overspringshandlinger, og at sørge for at du kommer i mål med det vigtigste.

1. Gør det vigtigste (bliv mere effektiv)

Travlhed siger ikke noget om hvor effektiv du er. Lad os forestille os Person A og Person B. Det eneste du ved om de to personer er, at Person A har nået 1 ting på sin to-do liste og at Person B har nået 10 ting på sin to-do liste i løbet af dagen. Hvem er mest produktiv?

Typisk forsimpler vi spørgsmålet om produktivitet, så det handler om, hvor mange opgaver man udfører. Men i realiteten handler det om værdien af det, man gør i løbet af dagen eller en periode. Så hvis B har nået 10 ikke-vigtige ting mens A har nået sin vigtigste opgave, så er A mere effektiv.

I stedet for produktivitet, skal vi måske nærmere fokusere på personlig effektivitet og planlægning. Lad os tage et kig på, hvad forskellen er. Mens produktivitet spørger: “Hvor mange opgaver løser jeg, eller hvor hurtigt kan jeg løse dem?”. Så stiller effektivitet (at gøre det vigtigste) et andet spørgsmål. “Løser jeg de rigtige opgaver?”

Hvad ville du gøre først i denne situation?
Lad os sige, at du er på et synkende skib. Hvis du løber rundt for at male vinduer, gøre rent på værelserne og laver mad til besætningen, så får du helt bestemt streget nogle ting af på to-do listen. Men hvis du i stedet kun gjorde én ting – at lukke det store hul i skibet – så ville det være langt bedre. Derfor skal vi ikke kun forsøge at være produktive – vi skal også være effektive (og gøre det vigtigste først!).

Men hvad er den mest effektive vej til dit mål? Hvad skal du fokusere på? Herunder er en række principper og punkter du kan følge til at blive mere effektiv og gøre det vigtigste først.

Principper til at blive mere effektiv:

  • Kend formålet: Spørg dig selv, spørg din chef, spørg din underviser, spørg dine kollegaer, spørg andre som dig. Uanset om det er på arbejdspladsen, studiet eller andet, så kend formålet. Hvis der ikke er et specifikt formål, så find en retning.
  • Kend succeskriterier: Udrydde sult, tjene penge til virksomheden el. gode karakterer kan sagtens være formål, men hvad betyder det? Hvornår? Hvordan ser det ud? Gode succeskriterier kan besvare spørgsmålet “Hvornår ved jeg at jeg er i mål?”. Det kan være specifikt (plan el. tal) eller uspecifikt (principper el. værdier) alt efter hvad der er tale om.
  • Kend kerneaktiviteter: Find ud af hvilke kerneaktiviteter som vil give dig bedst sandsynlighed for at opnå succeskriterierne.  
  • Prioritering, planlægning og eliminering: Få et overblik over dine samlede kerneaktiviteter og andre aktiviteter. Arbejd derefter på at prioritere det vigtigste, få det planlagt (f.eks. uge el. måneds basis) og fjern det andet (når muligt). Du skal stå tilbage med et overblik der gør det nemmere for dig at arbejde på det vigtigste hver dag.
  • Evaluering: Lav en løbende evaluering for at se om dine kerneaktiviteter og succeskriterier tager dig nærmere formålet.
  • Undgå overoptimering: Vær påpasselig med at prøve at lave den “perfekte plan”. Sørg for at brug størstedelen af din tid på handling.

Teknikker og metoder til at blive mere effektiv:

  • Hav et “to-do” system: Uanset om det er på papir, i en app, din email inbox eller andet. Så sørg for at have et sted hvor du har et overblik over hvad det er du skal gøre, og hvor du kan prioritere dine opgaver. Det øger din hjernes ydeevne ved at frigøre ressourcer til at kunne tænke på andre ting, ved at have overblikket og hjælper dig til at huske.
  • Prioritering af opgaver med Eisenhower Model: Eisenhower matrix modellen er en teknik til at prioritere dine opgaver. Først laver du et overblik over alt du skal, og derefter prioritere du efter en kombination af Haster, Haster ikke, Vigtigt, Ikke vigtigt. Læs mere om hvordan og få en introduktion til Eisenhower Matrix Modellen her.
  • Sæt og tænk mål igennem med SMART modellen: SMART modellen er et værktøj der gør det lettere at sætte gode og effektive mål. Gør dine mål specifikke, målbare, attraktive, realistiske og tidsbestemte.
  • Find flaskehalsen: En god tankeøvelse er at stille dig selv spørgsmålet: “Hvad er en ting jeg kan gøre som vil gøre alt andet nemmere eller unødvendigt?”. Typisk er der få ting der kan gøre alt meget nemmere. Det kunne være alt fra at skabe en ny god vane der kan ændre alt, til at finde en studiegruppe, ansætte den rette medarbejder eller få løst en konflikt.
  • Find en rollemodel eller mentor: Oftest er der andre der har stået i samme situation som dig. Måske en ven, kollega eller familiemedlem kan hjælpe med gode råd. Eller måske er det nogen som du slet ikke kender, som kan have givet et interview (tænk: Google el. Youtube), skrevet en bog eller andet. Der kan være enormt meget at hente ved ikke selv at skulle opfinde den dybe tallerken. Brug erfaringerne fra dem der har trådt stien før dig!
  • 80/20 princippet: Som tommelfinger regel, så er det indenfor mange områder 20% af indsatsen der skaber 80% af resultaterne. Kig efter hvad der skaber resultaterne i din uddannelse, på jobbet, i fritidsinteresserne eller andet. Oftest kan vi bliver overrasket. Bliv klogere på 80/20 princippet her.

2. Gør det (bliv mere produktiv)

Hvordan får du gjort mest i løbet af dagen? Teknisk set burde dette være den nemmeste da det blot handler om at “gøre det”, men det kan ofte være den sværeste del af personlig effektivitet. Særligt i vores tid (tænk teknologi og sociale medier) har det aldrig været nemmere at blive forstyrret eller lave overspringshandlinger. Det handler ikke om at gøre en masse eller være travl. Det handler om at gøre det rigtige, og ikke bare det rigtige, men at gøre det. At komme i mål. Hver dag.

Principper til at blive mere produktiv:

Der er to principper der kan hjælpe dig til at eksekvere og gøre det der er vigtigst for dig.

Gør det nemmere for dig selv. Når det giver mening.
Udnyt en af dine største styrker som menneske, nemlig evnen til at tænke kreativt, visualisere forskellige scenarier og planlægge. Du har måske hørt det engelske ordsprog “work smarter, not harder”. Det er præcis dette det handler om når når det kommer til at gøre det nemmere for dig selv. Hvorfor lade det der er vigtigst for dig skulle kæmpe om opmærksomhed med notifikationer fra din telefon hvis du kan slå dem fra eller lægge den væk? Hvorfor have en følelse af at det er uoverskueligt, hvis du i stedet kan have et overblik og klarhed om dit næste skridt eller opgave? Det vil være forskelligt, men ofte giver det mening at investere tid i at gøre det lidt nemmere for dig selv. Hav et system, lav en plan, brug en teknik eller andet.

Gør det. Også når det ikke er nemt eller sjovt. 
Til sidst. Når vi har prioriteret hvad der er vigtigst, og gjort det nemmere for os selv. Så er der kun tilbage at gøre det. Oftest skal eller bør vi også handle inden vi har den perfekte prioritering eller perfekte plan (som nok ikke eksisterer). Det er tit den eneste måde at blive klogere på, at starte, at gøre det, ved at begynde.

Nogen ting vil være nemme, sjove eller behagelige, også er denne del mindre vigtig.

Men til tider vil det der er vigtigst for os også være svært eller ikke sjovt, måske endda lidt ubehageligt. Uanset om du gerne vil træne mere, lære noget nyt, skrive en bog, starte et nyt projekt, opbygge nye relationer eller noget helt andet. Så kan du opleve modstand eller at noget trække din opmærksomhed væk. Netflix el. Youtube, emails fra dine kollegaer, mindre vigtige opgaver osv.. Her er der ikke andet at gøre end at tage kampen op og gøre det der skal gøres.

Herunder finder du en række teknikker og metoder til at gøre det nemmere, og til at gøre det.

Gør det nemmere for dig selv (teknikker og metoder)

  • Hav et dagligt “to-do” system: Uanset om det er et stykke papir, en app eller et avanceret GTD system. Det vigtigste er at du har et system som kan holde dig på sporet i løbet af dagen, hvor du kan holde øje med om du får tingene gjort, samt et sted du kan skrive de ting ned som skal gøres senere.
  • Fokusér på din energi: Ofte mangler vi ikke nødvendigvis timer i døgnet til at gøre det vi gerne vil, men vi mangler energien, lysten eller koncentrationen. Måske er du træt efter frokosten, måske din energi er lav om eftermiddagen inden du har fri, eller også kan det være du føler dig for træt om aftenen til at lære noget nyt, læse mere, træne, have overskud til dem du holder af eller andet. Bliv klogere i vores artikel om “energi” her.
  • 2 minutters reglen: Lave en “2 minutters regel”. Det går ud på at hvis en opgave tager mindre end 2 minutter, så lav den med det samme. Det kan være du er ved at gennemgå e-mails eller beskeder. Svar med det samme hvis det tager kort tid, så slipper du for at skulle gå tilbage eller glemme at gøre det.
  • “Singletasking”: Det omvendte af “multitasking”. Gør en ting af gangen og prøv at samle ting der er ens. Saml (når muligt og det giver mening) tlf opkald, møder, fokuseret arbejde, emails, læsning, administration og andet hver for sig istedet for at hoppe imellem dem. Vær særligt opmærksom på at bruge “Singletasking” til dine vigtigste opgaver.
  • Fjern forstyrrelser: Slå lyde og notifikationer fra på din tlf og lyde fra computeren (når muligt). Bliver du forstyrret midt i vigtigt arbejde af andre, så tag en snak om det. Ender du på internettet eller sociale medier, så læg telefonen længere væk, luk tabs på computeren eller log ud af social media.
  • Lav blok-tid / Zoner: Har du mange forskellige arbejdsopgaver eller ting på din to-do liste, men samtidig også ting der kræver fokus i længere tid eller kan laves mere effektivt samlet? Så lav blokke af tid om dagen eller i løbet af ugen hvor du kun laver den ene ting. På den måde kan du i højere grad lave “Singletasking”, undgå forstyrrelser og opnå mere “Flow”.
  • Gå efter “Flow” tilstande: Definitionen er at “Flow er en mental tilstand i hvilken personen er fuldstændig opslugt i det vedkommende beskæftiger sig med. Det er karakteriseret som en fornemmelse af et energifyldt fokus, fuld involvering og succes med den igangværende aktivitet.” Så uanset om du skal lave en sportspræstation, en vigtig tale eller du skal sidde stille og producere et vigtigt stykke arbejde eller opgave. Så er Flow din rigtige gode ven. Du kan blive klogere i vores artikel om Flow her.
  • Spis frøen: Lav den sværeste og vigtigste opgave først på dagen. På den måde sikre du at du får lavet de vigtigste, du sikre dig mere tid til opgaven og du får skabt en positiv følelse af momentum og af at have fået gjort noget vigtigt og produktivt tidligt på dagen!
  • Pomodoro: Pomodoro er en teknik, hvor du skiftevis arbejder og holder pause – fx 25 minutters arbejde og 5 minutters pause. Hver 4. pause gør man markant længere. Pomodoro hjælper dig med at få regelmæssige pauser og at arbejde fokuseret. Vi har lavet en guide til Pomodoro teknikken her.
  • Planlæg pauser: Hvornår oplader du din smartphone? De fleste gør det et godt stykke før at den rammer 0-1% i strøm. På den måde undgår vi at løbe tør for strøm når vi skal bruge den. Men er du også ligeså fokuseret på at lade dig selv op? At holde pauser og fylde dig selv med energi inden du løber tør? Hvis ikke, så gør det. Det kunne f.eks. være minimum 5 minutters pause hver time og en længere pause efter 3-4 timer.

Gør det. Også når det ikke er nemt eller sjovt (teknikker og metoder)

Uanset hvad og i sidste ende handler det om at handle, at få tingene gjort. Det er nemmest hvis det er… nemt, og behageligt. Men

  • 5 sekunders teknikken: Tæl ned fra 5-4-3-2-1 og start. Lyder simpelt, men prøv det. Der endda skrevet en hel bog og lavet en TedTalk om “teknikken”. Nedtællingen hjælper vores hjerne til at fokusere og få startet.
  • Skab momentum: De fleste opgaver bliver altid nemmere når vi får startet. Ofte skyldes det at vi får skabt momentum. Hvor ofte er du stoppet 30 sekunder inde i opvasken eller lagt på midt i en vigtig telefon samtale? Start og skab momentum. Du kan bruge 5-sekunders teknikken til at kickstarte eller Pomodoro til at rammesætte.

Mere personlig effektivitet

– Sådan kommer du igang

Forhåbentlig har du her i artiklen fået inspiration og konkrete idéer til hvad du kan gøre for at få mere ud af din tid. Skal det gøre en forskel, så kræver det at du implementerer det. Her er vores forslag til hvad du kan gøre:

  1. Skimt artiklen igennem igen og vælg 2-3 ting som du vil gøre eller bruge.
  2. Gør noget ved det med det samme. Uanset om det handler om prioritering, at gøre det nemmere eller at handle på det der er vigtigt for dig lige nu.
  3. Hvis det kan gøre en stor forskel for dig at blive mere effektiv, så sæt op påmindelser, lav aftaler med en ven el. kollega, arbejd på at dit miljø understøtte det der er vigtigt for dig. En anden ting du kan gøre er at øge din naturlige motivation ved at øge de positive konsekvenser eller ved at være bevidst om prisen du betaler hvis du ikke gør det.
  4. Find en måde at reflektere over om du bruger din tid som du vil. Uanset om det er dagligt, ugentligt eller månedligt. Det vil gøre en kæmpe forskel.
  5. Nu: Skimt artiklen igennem igen (lige nu) og vælg dit næste skridt. God fornøjelse!